Etkili bir ihbar sistemi, ihbarın tabiatına bağlı olarak çeşitli ihbar kanalı seçenekleri sunmalıdır.

Bir mesai arkadaşına ihbar: Çok ciddi olmayan bir şikayet doğrudan yöneticiye, hukuk danışmanına, üst yönetimine veya CCO’ya bildirimi gerektirebilir. Bununla birlikte, şikayetin ilgili yöneticilerden biriyle ilgili olması durumunda bu mümkün olmayacaktır ve bu nedenle başka kanallar sağlanmalıdır.

İsimsiz ihbar hattı: Büyük şirketler sıklıkla ihbar hattının işletimini uzman şirketlere vermektedir. Küçük şirketler başka yollar bulmaktadır, örneğin şirkette kolay erişilebilen fakat gizli bir yere bir şikayet kutusu konabilmektedir.

İhbar isimsiz olmalı mıdır? Çalışanlar bütün ihbarların gizli tutulacağından emin olmalıdırlar. Bir güven atmosferi oluşturabilmeniz durumunda isimsiz ihbar gerekli olmayabilecektir. Bazı daha ciddi durumlarda isim verilmemesi önemli olabilecektir. Bununla birlikte, isim verilmeden iletilen iddiaların doğruluğunun değerlendirilmesi zor olabilir ve şirketin ihbar edilen konuyu ele alma yeteneğini engelleyebilir. Bütün ihbarlar bir durum tespiti gerektirirken, kötü niyetli veya yanlış ihbarlar nedeniyle sürecin suistimal edilmesi ihtimali de vardır.

İhbarların işlenmesi: İhbarlar iddiaların ciddiyeti ve ihbarın ne şekilde ele alınacağı bakımlarından sınıflandırılmalıdır. Bazı iddialar soruşturmaya tabi bireyin doğrudan üstü tarafından incelenebilir. Daha ciddi vakalar ise hukuk, insan kaynakları, finans ve başka ilgili departmanları kapsayan bir komite tarafından incelenmelidir.

Misillemeyle başa çıkma: İhlalleri ihbar eden bir çalışanın gizliliğini koruma yönündeki en dikkatli çabalara rağmen personelin şüphelenmesi, özellikle de suistimalle itham edilen kişiden şüphelenilmesi mümkündür. Ne biçimde olursa olsun, misillemeyle ortaya çıkar çıkmaz baş etmelisiniz.

Şikayetlerin takibi. Çalışanlar için ihbar ettikleri bir ihlalin ne şekilde çözümlendiğinden haberdar edilmemekten daha şevk kırıcı bir şey yoktur. Her bir raporun dikkate alındığından  emin olun, sonuçları kaydedin ve ihbarı yapan kişiye sonucu bildirin (ihbar isimsiz olarak yapılmadıysa).