Riskleri tanımlayıp analiz ettiniz. Şimdi de bu riskleri yönetmeniz gerekiyor. İlk adımınız kuralları şirketinizdeki herkes için netleştirmek olacaktır. Davranış Kuralları’na ihtiyacınız var.
Davranış Kuralları karar vermede, ticari muamelelerde ve şirketin içindeki ve dışındaki diğer bütün ticari faaliyetlerde kabul edilebilir davranışlar hakkında bütün çalışanlara bir kılavuz görevi görmektedir. Kurallar işletmenin korumak istediği değer ve ilkeleri yansıtmalıdır.
Kurallar yöneticilere ve çalışanlara aşağıdaki konularda yol gösterecektir:
- Kurumun değer ve ilkeleri
- Kabul edilebilir ve kabul edilemez davranışlar
- Karmaşık ve zor durumlardaki hareket tarzı
- Tavsiye mercileri ve prosedürleri
- Kurallara uyulması için teşvikler ve etik dışı uygulamalar için cezalar
Amerikayı tekrar tekrar keşfetmeye gerek yok. Size model görevi görebilecek halihazırda birçok Davranış Kuralları örneği bulunmaktadır. Uluslararası ortaklarınızdan birinden Davranış Kurallarını sizinle paylaşmasını neden istemeyesiniz – itina gösterdiğiniz için memnun olacaklardır!
Diğer taraftan, standart bir şablonu körü körüne kullanmamak ve başka birinin Kurallarını kelimesi kelimesine kopyalamamak en iyisidir. Şirketinizin daha önce hiç Davranış Kuralları olmamışsa, bu konuda çalışanlarınızın görüşlerini almayı düşünebilirsiniz. Bu, siz kuralları getirdikten sonra bu kurallara uyma konusunda daha büyük bir sorumluluk hissetmelerini sağlayacaktır. Daha küçük bir şirketseniz buna ayıracak kaynağınızın olmaması muhtemeldir; o halde bir sonraki sayfada bulunan kutudaki önerilere bir göz atın. Sadece işinize en uygun olanları kullanın.
Davranış Kurallarınız bütün çalışanlara açık bir şekilde iletilmiş olmalıdır. Şirkette işe başladıklarında Kuralları imzalamalarını sağlamakla yetinmek yeterli olmayabilir. Daha büyük şirketler çalışanlar için yıllık eğitim seansları düzenlemekte ve çalışanların Kuralları her yıl imzalamasını istemektedir. Hatta bazı şirketler Kuralların bazı unsurlarını
çalışanların binaya girmekte kullandıkları geçiş kartının arkasına basmaktadırlar: bu, ofislerine girebilmek için Kuralları her gün okumalarını sağlamakla eşanlamlıdır
Elbette, bu kadar ileri gitmeseniz de Kuralları unutmayacaklardır ve bunların hiçbiri de çalışanlarınızın kurallara uyacaklarını garantilemez – fakat bunlar, çalışanlarınızın bu Kuralların şirketin temel politikası olduğunu ve üst yönetimden en üst düzeyde taahhüdü aldığını bilmelerini sağlar.
Kuralların bilhassa önemli bir kısmı, “Kurallar ihlal edildiğinde ne olur” kısmıdır. Bu kısımda Kuralları göz ardı etmenin sonuçlarının ne olacağını açıkça bildirmeniz gerekecektir – ihlalin uyarıdan para cezasına, işten çıkarılmadan çalışanın emniyet yetkililerine bildirilmesine kadar bir dizi sonucu olabilir. Aynı zamanda da çalışanların rüşvet ödemeyi reddetmeleri nedeniyle bir satışı veya ihaleyi kaybettikleri için cezalandırılmayacaklarını anlamalarını sağlamanız gerekecektir. Davranış Kurallarının bütün şirket boyunca tutarlı bir şekilde doğru davranış türünü teşvik etmesi son derece önemlidir.
Kuralları dahili olarak iletmenin yanı sıra sıkı bir harici iletişim stratejisine de sahip olmanız gerekecektir. Bu, müşterilerinize ve tedarikçilerinize en iyi uluslararası standartlara uyma konusunda ciddi bir taahhüdünüzün bulunduğunu gösterecektir. Kurallar, şirketinizle ilgili her tür muamelenin etik olmasını sağlamak amacıyla iş ortaklarıyla, tedarikçilerle ve müşterilerle de paylaşılmalıdır. Aracılarınızın veya başka üçüncü tarafların sizin adınıza yolsuzluk faaliyetlerine girişiyor olmaları durumunda Davranış Kurallarınızın olmasının hiçbir yararı olmayacaktır. Kurallara sahip olmanız ayrıca, yolsuzluğa bulaşmış yetkililerin ve müdürlerin rüşvet istemeye teşebbüs etmelerini de biraz olsun zorlaştıracaktır. Olumlu tarafı da birçok müşterinizle ve iş ortağınızla ilgili olarak size yararlı olacaktır ve hatta bazı durumlarda da size bir rekabet avantajı sağlayacaktır.