Doğru Defter ve Kayıt Tutun
İşletmeniz sadece, doğru olan ve bütün mali işlemleri gösteren tek bir defter takımı tutmalıdır. Defter dışı işlemler olmamalıdır. Doğru defter ve kayıt tutmak işinizi takip edebilmenize, yetkisiz işlemelere karşı korunabilmenize ve riskleri daha iyi yönetebilmenize yardımcı olur. Ayrıca, bir işlemin açıklanmasının gerekmesi durumunda işletmenizi korumanıza da yardımcı olur.
Düzenli Denetimler Gerçekleştirmeleri İçin Dışarıdan Denetçiler Tutun
Dışarıdan Denetçiler çalışanlarınızın giriştiği usulsüz işlemlerin tespitine yardımcı olabilir. Denetçinin iyi itibar sahibi olmasına ve sizin etik standartlarınıza uyuyor olmasına dikkat edin. Ayrıca, dışarıdan bir denetçiden işletmenizin iç kontrollerini incelemesini ve iyileştirme için önerilerde bulunmasını da talep edebilirsiniz.
Yolsuzluğun Bildirilmesi İçin Kanallar Oluşturun
Bildirim veya ihbar, Davranış Kurallarının yürütülmesindeki en zor ve en hassas alanlardan biridir. Büyük oranda kültüre dayalıdır: bazı toplumlarda en küçük bir kabahat için dahi bir mesai arkadaşının ihbar edilmesi etik olarak imkansızken bazılarında “doğru davranış” olarak kabul edilir. Küçük bir aile şirketinde ihbar olasılıkla en son başvurulacak önlem olacaktır.
Toplumunuzdaki gelenekler ve şirketinizdeki ilişkiler ne olursa olsun çalışanlarınıza mesai arkadaşlarından veya yönetimden korkmadan yolsuzluğu veya etik dışı davranışları bildirebilmeleri için nesnel bir tür mekanizma sağlamanız gerekmektedir. Modern bir ihbar sistemi bilginin ne şekilde alındığıyla, bilginin nasıl dağıtıldığıyla ve şikayet ve soruşturma kayıtlarının nasıl tutulduğuyla ilgili planlama gerektirmektedir.
Bunun yapılabilmesi için ihbar mekanizması bildirimin gizli ve/veya anonim olarak yapılabilmesini sağlamalıdır. Bu, bir üçüncü tarafla (örneğin harici danışmanınız) bir yardım hattı kurulmasını gerektirebilir.
Gerçekten de, çalışanlarınız bir şikayetin kendilerine ait olduğunun anlaşılabileceğine inanırlarsa yanlış davranışları bildirmeleri olası olmayacaktır ve önemli bir tespit kaynağı kaybedilmiş olacaktır.
- Aynı zamanda isimsiz ihbarlar da kötü niyetli veya ciddiyetsiz suistimallere karşı tarafsız bir üçüncü tarafça incelenmelidir.
- İhbarlar derhal soruşturulmalıdır ve etkili tedbirler alınmalıdır.
- İhbarlarından bir sonuç elde edilmeyeceğini düşünmeleri durumunda çalışanlar sistemi kullanmayacaklardır.